テーマ:ホウレンソウより「ザッソウ」?
6月3日配信 6月10日配信



2022年6月3日配信

会社の上司やプロジェクトのメンバーなどへの情報共有は、仕事を進めるうえでは常識です。

告」・「絡」・「談」は、言わずもがなチームの連携の為には必要なものです。
そして、このことはそれぞれの頭の文字をとって「報連相(ホウレンソウ)」といわれ、新人研修やビジネスマナーのセミナーなどでは必ず聞かれるものではないでしょうか?

本日から数回にわたって、「ホウレンソウ」と「ザッソウ」についてご紹介します。

ちなみに、この「ホウレンソウ」という言葉を使い始めたのは、1982年頃、当時の山種証券(現・SMBCフレンド証券)の山崎富治社長が発案し、社内で「ほうれんそう運動」を始めたのがきっかけといわれています




「ホウレンソウ」の目的
「報告・連絡・相談」が重要とは言ったものの、それを実行する目的とは何でしょうか?
また、なぜ「ホウレンソウ」が重要なのでしょうか?


①「報告」を行う上で重要なこと
​​​​​​報告なのですから、実施するタイミングは早いに越したことはありません。しかしながら、報告すべき相手にも業務の都合があるわけですから、相手の状況を考えてできる限り早く実施しましょう。そして、伝言メモや留守番電話、メールなど即時性に欠ける方法ではなく、直接本人にが基本です。メモや留守番電話、メールなどはその後のフォローとして利用するようにしましょう。

そして、もっとも大切なことは結論を先にいうことではないでしょうか?例えば誰かに電話をかけたとき、着信音を鳴らしてどのくらい我慢できるかを考えてみてください。

時計メーカーの「シチズン」が実施した「ビジネスパーソンの「待ち時間」意識調査」(2018年最新版)によると、「待ち時間のイライラタイム」のうち、「電話口で待たされる時間」で30秒待たされると最もイライラを感じるとの結果が出ているそうです。

ということは、人を待たせるのは30秒までにとどめておいた方が無難といえるでしょう。

相手に報告するときも、ダラダラと前置きを並べるのではなく、結論を先に伝え、どういう経緯でそこに至ったかを報告するほうがスムーズなのではないでしょうか?

また、報告の中で報告者の私見や憶測を添えるときは、事実を伝えた後に「あくまで私の私見ですが・・・」と自分の意見を伝えることにすれば、情報は事実と意見が明確に分かれて伝わり、単なる事実の伝達ではなく、報告者の体温までもが伝わる内容になります。

​​​​​​②「連絡」のポイント
連絡とは、情報を関係者に知らせることですので、自分の意見や憶測は必要ありません。
連絡には、そのプロジェクトに関わる人や、それをサポートする人誰もが発言者にも受信者にもなりえます。

例えば、全員に連絡したかったが都合上Aさんしか伝えられなかった場合、Aさんは当初は連絡を受け取った「受信者」ですが、Aさんから他のメンバーへ連絡を依頼すると、Aさんは「発信者」になるということです。

そして、連絡すべきことは端的に・迅速に・全員に​​​​が基本です。そして、伝える順序としては、指示を出した人へ連絡することが最優先で、その後は上司・同僚・後輩と適宜判断して実行しましょう。

連絡で注意すべきことは、曖昧な言葉を使わないことでしょう。曖昧な表現は聞き手を混乱させることにつながり、情報が正しく伝わりません。連絡する前に、内容が決定なのか未定なのかを確認し、正確に伝えましょう。

③「相談」で広く意見を聞き、アドバイスを得る
相談は、一人で決められないことや行き詰まったとき、方向性を見失ったときに重要性を持ちます。

ビジネスにおいて、お客様の「悩み」を解決するために様々な要望を聞くことがあると思いますが、予算や過大な要望を与えられると、うまく進められなくなってしまいます。

一人でアレコレ悩むより、キャリアの長い人からの意見や、若い斬新な意見を取り入れることで悩みが解決することがあるかもしれません。そういった疑問や悩みが生まれたらすぐが、相談の基本です。

自己判断で勝手に進めることは、周りの人に迷惑をかける結果につながりかねません。一人で悩まず多くの意見を聞いてスムーズな解決方法を見つけましょう。

そして、最初の相談を直属の上司に行うことで、その仕事を指示した上司の意図がわかり、間違った解釈や認識不足を防ぐことができます。

仕事を進めていくと、「こうしたほうがいいかも・・・」といったアイデアが浮かぶこともあるでしょう。それまでにない斬新な方法や、新しいサービスを利用することでより効果が得られるのであれば、積極的にお客様へ提案するべきですが、そういったアイデアやプラン変更は、しっかりと準備を整えてから臨みましょう。

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​​​​​建設的な相談や提案が組織の「活力」につながり、会社にフィードバックされた時、あなたの評価は上がり、信頼を得られることでしょう。

弊社も、長年の実績や経験をもとに広告や看板に関することならどんな些細なことでもご相談をお受けいたします。

ぜひご活用いただき、ビジネスをスムーズに効果的に進めるお手伝いをさせていただければ幸いです。



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2022年6月10日配信

「ホウレンソウ」の重要性
「ホウレンソウ」は、組織を様々な方向でつなぐ重要な意味を持っています。「報告」は、上司との間で縦方向に交わされ、「連絡」はプロジェクトにかかわる人たちを横方向でつないでいます。そして「相談」は、その都度交わされることで新しい方向性や斬新なやり方を見つけるきっかけになるのです。

「ホウレンソウ」とは、単にプロジェクトの進捗状況を共有することだけではなく、実はプロジェクトを進めているメンバーが自分の能力や実力を上長などにアピールする機会にもなっているのです。
 
もちろん、「ホウレンソウ」には良いことだけを報告するわけではありません。練りに練ったお客様への提案が一瞬で却下されてしまうこともあるでしょう。また、お客様からのご要望が高く、予算や規模が合わないと悩んでしまうこともありかもしれません。

「相談」は、そんなときにこそ威力を発揮し、熟練のメンバーから工夫の仕方を教わったり、若手のメンバーから斬新なアイデアを聞くことができるかもしれません。





「相談」できる「人と環境」を。
「ホウレンソウ」のうち、最も大切なのは「相談」ではないでしょうか?
単なる事実の伝達である「報告」や、情報の共有である「連絡」は一方通行な伝達手段ですが、「相談」とは、「する人」と「される人」に会話が生まれます。

相談には、一方通行な言葉の投げかけだけではなく、どこか未来につながるような、決まっていないことを創造していく側面があります。

あなたがもし誰かに相談されたとき、相手から「信頼していされている」・「期待されている」といった印象を受けるのではないでしょうか?それは誇らしくもあり、真摯に対応したり自分なりに調べてみようという意欲にもつながります。さらに、相談者に対してアドバイスができるだけでなく、新しい知識を身に着けられることで自身の成長にもつながるでしょう。

このように、物事を進めていくうえで行き詰まってしまったとき、「あの人なら悩みが解決できるかもしれない」と想起されること(=思い出されること)はとても重要で、そのために信頼関係や期待感をもってもらえるよう行動することは、ビジネスの上では必須かもしれません。

現在のビジネスシーンでは、メールや電話やチャットツールなど、コミュニケーションツールはさまざまあります。こういったツールは時間や場所を選ばず、どんな些細なことでも気軽に活用できるツールなので、積極的に活用して「相談される人」となるのもいいかもしれません。

かつては、目の前に提示された課題や作業をひたすらこなしていくことが求められていた時代だったかもしれませんが、現在はどんな立場のメンバーでも主体となり、相談相手となり、チームで物事を進めていくことが増えたのではないでしょうか?

相談とは、そんな職場環境の変化に応じたコミュニケーションであり、創意工夫が生まれる源なのかもしれません。



「ホウレンソウ」の進化系?「ザッソウ」
今回ご紹介したいキーワードの「ザッソウ」とは、「雑談」と「相談」です。「雑」に「相談」でもいいかもしれません。

「雑」というと、少しネガティブなイメージがありますが、「荒い」という意味合いではなく「ラフに」というイメージでとらえていただけるとしっくりくるかもしれません。

「ちょっと聞いてほしいことがあるんですよ」といったように「ラフに」始まるザッソウは、人が思いついた新しいアイデアをカタチにする最初の言葉かもしれません。
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普段生活していて思いついたちょっとしたアイデアが、思わぬ新しいビジネスのきっかけになるために、この「ザッソウ」は、今後必要性を増していくのではないでしょうか?

一人ががむしゃらにビジネスを進める時代は少し古いものとなり、これからは相談できる人とチームを組んでプロジェクトを進めていく、そんな雑草のような強いビジネスが永く残っていくかもしれません。

誰かに相談をするときは、ある程度自分のアイデアや考えていることがあるでしょう。それを誰かに相談して、相手から「こうすればいいんじゃない?」とか「それよりもこっちの方が・・・」といった別の意見を聞くこともあるでしょう。

そこであきらめてしまい、「相談した相手を間違った」と思うこともあるかもしれませんが、それではせっかく思いついた新しいアイデアがそこでとまってしまいます。「そういう意見もあるのか」と、さらに熟考を重ね、よりよい方法やアイデアを出すために、相談相手は少しでも多い方がいいかもしれません。


「ザッソウ」は、小さな悩みや行き詰まりを解消させる効果的なコミュニケーションかもしれません。社内にとどまらず、社外にもたくさんの相談相手を見つけることで、思わぬヒントを得られることが期待できます。
特に弊社では、交通広告や看板のことだけではなく、WEB広告やイベントについても知識が明るいので、ぜひお気軽にご相談いただけると幸いです。



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